Pierwszy kontakt w biznesie to wizytówka całej firmy

Spieramy się co do tego, czy pierwsze wrażenie można zmienić. Zastanawiamy się czy faktycznie jest ono tak trwałe i ważne. Bagatelizujemy jednak, że pierwsze wrażenie robimy również rozmawiając z kimś przez telefon, czy chociażby wysyłając maila, a nie tylko podczas pierwszego spotkania twarzą w twarz! To co pomyśli o nas druga osoba, wpłynie na to, jak będzie postrzegać całą firmę, nie zaś osobę, z którą miała kontakt. I tu warto się na chwilę zatrzymać…

Powitanie klienta w biurze

Znacie asystentkę Donnę z serialu “Suits”? 😉 Donna miewała różne humory, ale to właśnie u niej można było wszystko załatwić. Osoba pierwszego kontaktu w firmach ma niezwykle ważną rolę. Zazwyczaj jest to ktoś z recepcji, asystentka lub asystent szefa, ochrona, czy przypadkowy pracownik. Jeśli przywitamy gościa z uśmiechem na twarzy, zamienimy kurtuazyjne dwa zdania i uprzejmie poinstruujemy go, gdzie powinien się udać, to jest duża szansa, że na właściwe spotkanie wprowadzimy przybysza w dobrym nastroju. Jeśli natomiast na “dzień dobry” odburkniemy coś pod nosem i wskażemy palcem drzwi, nie siląc się nawet na podanie ręki, to istnieje duże ryzyko, że klient wejdzie na spotkanie co najmniej zmieszany. A to w jakim nastroju rozpoczynamy wizytę, ma duży wpływ na przebieg całego spotkania! Jeśli ktoś Cię wcześniej zdenerwował i jesteś zły, to na wszystkie kolejne zdarzenia patrzysz przez pryzmat negatywnych emocji. Działa to też w drugą stronę – gdy ktoś był dla Ciebie życzliwy, gdy jesteś w dobrym nastroju, to cały świat wydaje się weselszy. Wszystko nagle Ci sprzyja.

Pierwszy kontakt to wizytówka całej firmy

Dobry start zwiększa szanse na dalszą współpracę! To, co pomyśli sobie klient podczas pierwszej styczności z nami będzie dotyczyło całej firmy, a nie tylko osoby, z którą miał do czynienia. “Mmm.. bardzo uprzejma i miła obsługa, podoba mi się ta firma!” lub “Co za niemiła asystentka, chyba jej tu mało płacą!”. Warto więc zadbać o pierwszy kontakt, ponieważ może on zadecydować o tym, czy klient podejmie z nami współpracę czy zainteresuje się ofertą konkurencji. Co gorsze, w tym przypadku ciężko nam będzie ustalić z jakiej przyczyny straciliśmy klienta.

Rozmowa telefoniczna, mail, sieć

Zdarza się, że nasz pierwszy kontakt to rozmowa telefoniczna, mail czy kontakt w sieci. Mimo, że nie widzimy osoby na żywo, to bardzo dużo możemy o niej powiedzieć. Potrafimy ocenić czy jest uprzejma, kulturalna, przekonująca, a nawet czy jest uśmiechnięta! Możemy też ocenić czy jest nieuprzejma, ponura lub zła. Odbierając telefon, zawsze pamiętaj, by powoli przedstawić siebie i swoje stanowisko, zaś dzwoniąc, weź pod uwagę, że odrywasz kogoś od innego zajęcia. Być może rozmówca jest w trakcie zadania wymagającego skupienia, gotuje lub prowadzi samochód. Zacznij więc od pytania “Czy mogę Pani/Panu zająć chwilę?” lub “Czy ma Pani/Pan teraz chwilę, by porozmawiać?”, dzięki temu ktoś faktycznie oderwie się od zadań i skupi się na tym, co mówisz. Rozmawiając przez telefon angażujemy wyłącznie zmysł słuchu, a więc pamiętaj, by Twój głos był ożywiony i energiczny, ale nie mów zbyt szybko, bo to jedna z rzeczy, która wzbudza irytację w słuchaczach.

W korespondencji mailowej każde słowo jest na wagę złota, pamiętaj więc o poprawnej strukturze wiadomości, odpowiednim powitaniu i zakończeniu oraz zwrotach grzecznościowych. Są osoby, które uwielbiają wyłapywać błędy w mailach, (np. profesorzy) więc uważaj, by nie zostać ich ofiarą 😉 Mailowa netykieta potrafi być trudna, no bo kiedy użyć zwrotu “Witam”, gdzie stawiać przecinki i co należy pisać z dużej litery? Już niebawem opiszemy dla Was dokładne zasady pisania maili!

Coraz częściej nasze decyzje zakupowe poprzedza dokładny research w sieci. Jeśli jesteś dietetykiem, fotografem, coachem lub oferujesz dowolną usługę – to wiedz, że klient zanim zdecyduje się na współpracę, dokładnie sprawdzi Twój profil na Facebooku i wpisze Twoje nazwisko w Google’a. Czy wiesz co tam wyskoczy? Czy wiesz jak wygląda Twój profil na Facebooku dla osób spoza grona znajomych? Jeśli nie, to jest najlepszy moment, by to sprawdzić! Warto by klienci widzieli to, co chcesz im pokazać.

To, w jakim nastroju rozpoczynamy wizytę, ma duży wpływ na przebieg całego spotkania!

Marlena, Autokreacja
2018-05-09T21:48:55+00:00

Leave A Comment